Schätzen Sie als Nächstes, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden möchten. Dieser Teil der Tagesordnung stellt sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um alle Themen abzudecken, die Sie für Ihre Besprechung geplant haben. Es hilft den Teilnehmern auch, ihre Kommentare und Fragen so anzupassen, dass sie in den Zeitrahmen passen. In dieser Agendavorlage für teammeeting werden die Teammitglieder klar identifiziert, die Besprechungsziele klargestellt und Zeit für die Überprüfung der vorherigen Aktionspunkte sowie der aktuellen Tagesordnung festgelegt. Teammitglieder können aktiv an der Gestaltung und Behandlung von Tagesordnungspunkten, der Entscheidungsfindung, der Planung zukünftiger Besprechungen und der Bewertung des Besprechungsprozesses beteiligt sein. Die Verwendung einer Vorlage, die alle diese Elemente enthält, erleichtert das Zuteilen von Zeit für jeden, wodurch eine realistische Schätzung der Dauer der Besprechung erstellt wird. Erleichtern Sie die Konferenzplanung mit dieser kostenlosen Konferenzagendavorlage. Felder für Datum und Uhrzeit, Ereignisnamen und Referentennamen sind deutlich gekennzeichnet. Alles, was Sie tun müssen, ist die Informationen auszufüllen, die ein einfacher Zeitplan für die Ereignisse des Tages sein können oder detailliertere Beschreibungen von Keynote-Reden und Konferenzsitzungen enthalten. Bevor Sie Ihr Sitzungsprotokoll teilen, stellen Sie sicher, dass der Vorsitzende das Protokoll für den Umlauf überarbeitet und/oder genehmigt hat. Sie sind kein offizielles Protokoll eines Treffens, es sei denn, dies ist geschehen. Je nach Board können die Protokolle auch zu Beginn der nächsten Sitzung förmlich genehmigt werden.

Die Methode der Freigabe oder Verteilung hängt von den Tools ab, die Sie und Ihre Organisation verwenden. Da Minuten und andere Dokumentation einen Stapel Papier erstellen können, ist es großartig, wenn Sie einen papierlosen Freigabeprozess verwenden können. Wenn Sie beispielsweise ein Textverarbeitungstool (z. B. Microsoft Word) verwenden, das keine Onlinefreigabe anbietet, können Sie eine PDF-Datei des Dokuments erstellen und diese und die anderen Anhänge oder Besprechungsdokumentationperden per E-Mail senden. Wenn Sie alle Google-Dokumente verwenden – für Besprechungseinladungen, Tagesordnungs- und zusätzliche Dokumentenfreigabe – können Sie das Dokument einfach mit dieser Gruppe “teilen”, sobald es abgeschlossen ist. Ausschuss- oder Vorstandsmitglieder können die Dokumente einfach online lesen und ein paar Bäume speichern! Fügen Sie außerdem eine Liste der Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Anwesenden hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass das Treffen so reibungslos wie möglich abläuft.

Hier sind einige details, die Sie in das Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten. Wir haben auch Vorlagen in Smartsheet bereitgestellt, einer Arbeitsausführungsplattform, die die Meetingproduktivität mit automatisierten Warnungen und Aktualisierungsanforderungen steigert und kollaborativer ist als Word. Eine Agenda, auch Docket oder Zeitplan genannt, ist eine Liste von Aktivitäten in der Reihenfolge, in der sie aufgenommen werden sollen, von Anfang an bis zur Vertagung. Eine Agenda hilft bei der Vorbereitung einer Besprechung, indem sie eine Liste von Punkten und eine übersichtliche Reihe von Themen, Zielen und Zeitrahmen bereitstellt, die diskutiert werden müssen. Wenn Sie eine Geschäftsbesprechung leiten, sind Sie möglicherweise für die Verwaltung einer großen Anzahl von Personen und Aufgaben verantwortlich. Eine effektive Besprechungsagenda kann Ihnen dabei helfen, das erforderliche Material zu besprechen, das Meeting zum Thema zu halten und sicherzustellen, dass Ihre Gruppe die Zeit effizient nutzt. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Besprechungsagenda erstellen, die Ihnen hilft, jede Besprechung effektiv zu leiten.